Tarkastus Robotti juristin avuksi sopimuskannan päivittämiseen

Legal Tech Tiistai 28.4.2020

Lakimuutokset vaativat melkein aina sopimuskannan läpikäyntiä yrityksissä ja organisaatioissa. Edellinen hyvin laaja sopimuskannan tarkastus- ja päivitystarve liittyi voimaan tulleeseen tietosuoja-asetukseen ja tietosuojalakiin. Sopimuskannat oli tarkistettava ja sopimukset päivitettävä vastamaan uutta lainsäädäntöä. Tämä oli myös minun viimeaikaisista sopimuksiin liittyvistä työtehtävistä kirkkaasti suuritöisin.  

Toimin alkuvuonna 2018 Citruksen yrityslakimiehenä ja edessäni oli kohtalaisen suuri luku-urakka. Meidän piti käydä läpi satoja yhteistyösopimuksia ja tarkistaa sekä varmistaa sopimustemme tila uudistuneiden tietosuojavaatimusten osalta. Käytännössä tämä tarkoitti sitä, että luin kaikki sopimukset läpi, alleviivasin, tein huomioita puutteista ja täydennyksistä sopimusten tietosuoja-asioiden osalta. Näiden huomioiden osalta koko sopimuskanta piti käydä läpi ja laatia uudet tai täydentävät sopimukset vanhojen tietosuojasopimusten tai liitteiden tilalle. 

Meidän piti käydä läpi satoja yhteistyösopimuksia ja tarkistaa sekä varmistaa sopimustemme tila uudistuneiden tietosuojavaatimusten osalta.

Sinänsä tietosuojasopimusten logiikka on suhteellisen yksinkertaista, mutta työtä aiheutti valtavan sopimusmassan jäsentely ja sopimusten lukeminen sekä kommenttien ja huomioiden järjesteleminen siten, että kykenin pienellä vaivalla laatimaaan oikeiden osapuolten välille toimivat tietosuojasopimukset eli DPA:t (Personal Data Processing Agreement). Meillä keskisuuressa yrityksessä työsarka oli mielestäni valtava ja voin vain kuvitella millaisen työn tämä asia on vaatinut meitä isommissa yrityksissä! 

Tämä suuri urakka jäi kaihertamaan mieltäni - en halunnut joutua vastaavaan tilanteeseen enää tulevaisuudessa.

Miten ohittaa urakan tylsin ja uuvuttavin vaihe? Mistä olisin saanut esikäsitellyn sopimusmateriaalin ja päässyt niiden perusteella laatimaan oikeanlaiset sopimukset jokaisen sopimusosapuolemme kanssa?

Lähdimme selvittämään sitä, että jatkossa saisin käyttööni esitarkastetun materiaalin, jonne tekoäly on tehnyt samat huomiot, joita itse merkitsin sopimuksiin alleviivaustussi kädessä. Pääsimme testaamaan tekoälyn hyötyjä sopimusten tarkastamisessa modernin edelläkävijäasiakkaamme Sarastian kanssa. Yhdistimme voimamme yhteistyökumppanimme Aivan.ai:n kanssa ja saimme pilotissa erittäin hyvät tulokset.  

Opetimme Tarkastus Robotille tietosuoja-asioiden juridiikkaa. Robotti oppi tietosuojalainsäädännön salat nopeasti ja pystyi tarkastamaan satojen tietosuojaan liittyvien asiakirjojen sopimusehdot vain muutamassa minuutissa. Asiantuntijalta dokumenttien selaamiseen ja lukemiseen olisi kulunut useita työpäiviä.

Aivan.ai on tekoälyyn perustuva pilvipalvelu, joka vastaanottaa, käsittelee ja tallentaa kaikenlaisia sopimuksia. Tekoäly tutki satoja sopimuksia liitteineen ja keräsi niistä sille kuiskatun tietosuojalogiikan perusteella havaitsemansa epäkohdat ylös. Tämän jälkeen pääsimme tekemään oikeita juristin töitä eli analysoimme tekoälyn löytämät tulokset ja muokkasimme puutteista selkeän toimenpidelistan sopimusten päivittämistä varten.

Jos sinulla on juristina edessä valtavan datamassan läpikäynti tietyn asiakokonaisuuden osalta, kannattaa selvittää voisiko Tarkastus Robottimme auttaa.

Näin Robottimme toimii:

•    Robotille kuiskataan sopimustekninen logiikka
•    Robotti tarttuu toimeen
•    Tarkastus Robotin valmistama materiaali analysoidaan
•    Sopimusehtojen riittävästä tasosta koostetaan näkemys ja yhteenveto sopimuskannan tilasta
•    Havaittuihin epäkohtiin saadaan toimenpide-ehdotukset

Psst! Artikkeli on julkaistu alunperin Saara Perhon LinkedInissä.

Kysy lisätietoa
Tutustu Sarastian kanssa tehtyy pilottiin